人事档案归档：及时性的重要性与后果
2025-05-08
人事档案是个人职业生涯的重要记录，它不仅记录着个人的成长轨迹，还影响着个人的职业发展。然而，许多人对档案归档的及时性缺乏足够的重视，这可能会给个人和单位带来诸多问题。
一、法规要求与背景
根据《干部人事档案工作条例》第十三条明确规定，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当及时收集材料，材料形成后应当在1个月内归档。这一规定并非是档案管理部门为了尽快收齐材料而随意制定的，而是基于实际工作中的诸多教训和需求。
二、案例警示
（一）考核与处分的冲突
某单位转业干部张三，在年中转业到地方工作后，表现优秀，并在年底考核时被评为优秀。然而，原部队寄来了一份处分材料，显示张三在转业时就已受到处分。按照《公务员考核规定》，受到处分的干部年度考核应定为不定等次。但由于处分材料未及时归档，单位错误地将张三评为优秀，这不仅违反了相关规定，还导致单位的优秀名额分配出现问题，造成了不必要的资源浪费和管理混乱。
（二）职称材料的造假
某事业单位有副高职称的职数空缺，员工李四符合晋升条件，但其副高职称材料未及时归档，而是由李四自己保管。时间一长，李四丢失了职称材料。为了争取晋升，李四伪造了一份职称材料并试图归档。档案机构在审核时发现了这一问题，李四不仅失去了晋升机会，还受到了处分。
三、及时归档的好处
及时归档的重要性不仅在于避免上述问题，还在于它对个人档案的完善和增值有着不可替代的作用。以下是一些常见的需要及时归档的材料及其价值：
- 考核鉴定材料：这些材料记录了个人在一定时期内的工作表现和能力水平，是评价个人工作绩效的重要依据。
- 学历学位材料：学历学位是个人知识水平的重要体现，及时归档有助于证明个人的教育背景。
- 个人培训材料：培训材料反映了个人的技能提升和职业发展，对个人的职业晋升有重要帮助。
- 职称评定材料：职称评定是专业技术人员的重要职业资格认定，及时归档有助于在晋升时提供有力支持。
- 个人奖励材料：奖励材料是对个人工作成绩的认可，能够丰富个人档案，提升个人形象。
- 党员材料：对于党员来说，相关材料是其政治身份的重要证明，对个人的职业发展和政治生涯有着深远影响。
人事档案的及时归档不仅关乎个人的职业发展，也影响着单位的管理秩序。如果手上有需要归档的材料，请务必尽快提交给管档单位。同时，建议各单位加强对档案管理的宣传和培训，让每一位员工都清楚及时归档的重要性，避免因疏忽而给自己和单位带来不必要的麻烦。